EXPOSE SZEFA
– PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI
Expose szefa wygłaszaj zawsze wtedy, gdy:
- chcesz powiedzieć lub przypomnieć podwładnym o zachowaniach/postawach, których nie będziesz tolerował oraz takich, które najbardziej cenisz,
ponieważ
- objąłeś/objęłaś stanowisko kierownicze,
- do zespołu dołączyła nowa osoba,
- w zespole zdarzyły/zdarzają się konflikty, nieporozumienia,
- ktoś łamie zasady, działa niezgodnie z twoimi oczekiwaniami.
Struktura expose szefa:
- przedstaw intencje wygłoszenia expose,
- wskaż zachowania/postawy, których nie będziesz tolerować,
- wskaż zachowania/postawy szczególnie cenione,
- zaproś do zgłaszania ewentualnych wątpliwości.
Jak zacząć expose szefa?
Witam was serdecznie. Dziękuję, że przyszliście na spotkanie. Jak wiecie od tygodnia jestem waszym przełożonym. Zarówno dla mnie, jak i dla was może to być na początku trochę dziwna sytuacja, ponieważ jeszcze niedawno byłem szeregowym członkiem zespołu, waszym kolegą. Moja rola się zmieniła. Mój zakres odpowiedzialności jest teraz inny. Już na samym początku chciałbym powiedzieć wam o tym, jakie zachowania będę szczególnie nagradzał, a jakie uważam za niedopuszczalne, ponieważ utrudniają osiąganie celów, budowanie zgranego zespołu, abyście nie musieli się domyślać, co jest dla mnie ważne, gdy będę oceniał waszą pracę…
Gdy mówisz o zachowaniach/postawach, których nie będziesz tolerować…
Nie będę tolerował/-a…
Nie chcę, abyście…
… (wskaż konkretne zachowania/postawy)
Będę karał za głupotę. <=> Nie będę tolerował powtarzania tych samych błędów.
Będę obniżał premię za niekompetencję. Będę obniżał premię za podawanie w raportach niesprawdzonych danych.
Gdy mówisz o zachowaniach/postawach, które szczególnie cenisz…
Najbardziej cenię, gdy…
Będę premiował osoby, które…
… (wskaż konkretne zachowania/postawy)
O-czekuję lojalności. Oczekuję, że jeżeli coś wam nie będzie odpowiadało, powiecie mi o tym, zamiast dyskutować o tym z osobami spoza zespołu.
WAŻNE: Aby zmniejszyć napięcie towarzyszące komunikatowi o nieakceptowanych zachowaniach/postawach, powiedz, że nagradzanie jest dla ciebie ważniejsze, niż karanie i korzystasz z niego tylko wtedy, gdy druga strona uporczywie powtarza nieakceptowane zachowania, nie wykazuje woli zmiany swojej postawy.
Zakończenie:
Czy macie jakieś wątpliwości?
Coś jest dla was niejasne?
NIE PYTAJ O OPINIĘ, OCENĘ TWOJEGO WYSTĄPIENIA, TWOICH ZASAD:
I co o tym sądzicie-?
Czy macie jakieś nwapi, zastrzeżenia?-
Czy jesf-coś, z czym się nie-z^adzacie-?
Zapraszam do dyskusji.
WAŻNE:
- Expose powinno trwać od 3 do 5 minut.
- Nie czytaj expose z kartki.
- Starannie wybierz moment i miejsce jego wygłoszenia.
- Nie deklaruj czegoś, czego nie jesteś w stanie zrobić, co nie zależy od ciebie.
– PRZYKŁAD KOMUNIKATU PISEMNEGO
Moi Drodzy,
Nawiązując do trudnych sytuacji, które miały ostatnio miejsce, chciałbym podzielić się z Wami moimi przemyśleniami – jako Wasz szef i współpracownik zarazem. Wiele moich oczekiwań wobec Was wypowiadałem do tej pory przy okazji realizacji różnych zadań, w rozmowach indywidualnych i zespołowych. Teraz chciałbym je zebrać, podsumować.
Oczekuję od Was dobrej woli i chęci porozumienia się w każdej sytuacji. Zwracania się do siebie z szacunkiem, odnoszenia się do problemu, o którym rozmawiamy – bez okazywania jakiejkolwiek irytacji (słowem, gestem), zacietrzewienia, podnoszenia głosu, płaczu. Każdy w naszym zespole ma prawo pytać, druga strona obowiązek wyjaśnić w jasny sposób swoje pomysły, proponowane rozwiązania, podając merytoryczne argumenty i upewniając się, że rozmówca dobrze zrozumiał nasze intencje. Niedopuszczalne są zachowania, gdy obrażacie się nawzajem, nie dbacie o to, aby Wasze oceny były wyważone, sprawiedliwe, odnosiły się do konkretnej sytuacji, grozicie sobie, trzaskacie drzwiami, szczególnie w obecności osób postronnych narażając je na ogromny dyskomfort. Są to zachowania nieprofesjonalne i niczym nie można ich usprawiedliwić.
Chcę, abyście na bieżąco przekazywali sobie informacje zwrotne w sposób konstruktywny, a druga strona słuchała ich z uwagą. Wykorzystała je do zmiany swoich zachowań, które nie służą osiąganiu celów zespołu i budowaniu dobrych relacji. Nikt nie jest doskonały, każdy popełnia błędy. Proszę Was o branie odpowiedzialności za swoje słowa i działania. Z jednej strony, odważnie mówcie o swoich błędach, gdy zdarzy się, że je popełnicie. Starajcie się naprawić je jak najszybciej. Nie przerzucajcie winy na innych lub okoliczności, nie dorabiajcie fałszywego uzasadnienia dla swoich racji, nie bagatelizujcie problemu, nie ignorujcie go. Z drugiej strony, dajcie innym „wyjść z twarzą” z sytuacji, przyjmijcie przeprosiny nie podważając ich szczerości, i nie wracajcie więcej do sprawy.
Równocześnie chciałbym, abyście uznawali prawo innych do odmiennych opinii, nie traktowali naszej biurowej rzeczywistości w kategoriach czarno-białych, szanowali różnorodność „równoległych światów” cudzych wartości, przekonań, potrzeb. Wszyscy są trochę tacy sami, ale też każdy inny zarazem. Korzystajmy z tej różnorodności osiągając jeszcze więcej, tworząc nowe rzeczy, robiąc coś użytecznego i ważnego dla innych, w tym konkretnym miejscu i czasie, który sobie nawzajem dajemy w pracy. Skupcie się na dostrzeganiu tego, co dobre w drugiej stronie, a nie „pielęgnowaniu” w swoim umyśle negatywnych przekonań, „kolekcjonowaniu” powodów, aby kogoś nie lubić albo mu nie ufać.
Współpraca zespołowa i osiąganie celów to dwie najważniejsze rzeczy dla mnie. Bez tego nie ma wspólnych sukcesów, satysfakcji z pracy. Chciałbym, aby były one naszymi wspólnymi wartościami. Znając Was od wielu lat, mając przyjemność współpracować z Wami, wiem, że myślimy podobnie. Potrzebna jest wytrwałość i dużo samodyscypliny, aby o nich nie zapominać, gdy zderzamy się już z konkretną sytuacją, a emocje biorą górę. Starajmy się w każdej chwili. Pracujmy nad sobą każdego dnia.
I na koniec wyjaśnienie, dlaczego piszę tego e-maila. Wiecie, że rzadko korzystam z formy pisanej, wolę bezpośrednią rozmowę z żywym człowiekiem. Tym razem, aby myśli nie zagubiły się w tzw. krzątaninie dnia codziennego spisałem je, aby uporządkować nasze wspólne sprawy. Chciałbym, abyście przeczytali tego e-maila nie w biegu, ale na spokojnie, wtedy, gdy będziecie mogli bez pośpiechu zastanowić się, co chcę Wam przekazać. Chętnie wysłucham Waszych opinii. Być może chcielibyście coś jeszcze dodać do wspólnych zasad pracy, abyśmy mogli czerpać pełną satysfakcję ze wszystkich naszych wspólnych przedsięwzięć.