Informacja naukowa – działalność informacyjna polegająca na gromadzeniu, opracowywaniu, przetwarzaniu i udostępnianiu materiałów informacyjnych o stanie i kierunkach rozwoju nauki, techniki i ekonomii, a także upowszechnianiu osiągnięć w tych dziedzinach
(patrz: http://e-pedagogiczna.edu.pl/upload/file/dzialalnoscedu/lekcja4.pdf)
Informacja zarządcza – informacja używana w celu wsparcia procesu podejmowania decyzji.Informacja zarządcza to zestaw informacji o funkcjonowaniu firmy. Jest potrzebna do zarządzania firmą. Jej podstawowym zadaniem jest wspomaganie kadry kierowniczej w podejmowaniu decyzji bieżących i strategicznych oraz wskazywanie zagadnień, na które trzeba zwrócić uwagę w działalności operacyjnej. Najważniejszymi cechami informacji zarządczej są: aktualność, przydatność, elastyczna struktura, duża różnorodność, przeznaczenie dla potrzeb wewnętrznych przedsiębiorstwa i pochodzenie głównie z systemów transakcyjnych tj. takich, które wspierają działalność operacyjną i systemów zarządzania przepływem pracy (worklfow).
INFORMACJA PRAWNA JAKO ELEMENT
INFORMACJI ZARZĄDCZEJ
Teresa M. OSTROWSKA
Streszczenie: Informacja zarządcza stanowi podstawę do podejmowania decyzji.
Analizując przydatność i charakter informacji zarządczej, zauważa się istotne znaczenie tej
informacji w postaci informacji prawnej, publikowanej w formie zewnętrznych
i wewnętrznych aktów prawnych. Specyfikacja aktów prawnych, związanych
z działalnością organizacji, wymaga przyjęcia określonej metodyki postępowania.
Proponuje się podejście procesowe, polegające na specyfikacji procesów realizowanych
w organizacji i związanych z nimi aktów prawnych.
Słowa kluczowe: informacja zarządcza, informacja prawna, akt prawny, model procesu.
1. Informacja zarządcza
Brak jest jednoznacznej definicji informacji zarządczej. Wskazuje się obszar jej
wykorzystania, celowość pozyskiwania i jej atrybuty oraz źródła i formy przetwarzania.
Informacją zarządczą określa się zwykle informację przydatną menedżerom
w zarządzaniu organizacją, w podejmowaniu decyzji dotyczących funkcjonowania
organizacji zapewniających maksymalne zyski i minimalne koszty, najlepszą i trwałą
pozycję na rynku, pozyskanie i utrzymanie klientów. Jest to informacja o stanie aktualnym
oraz prognozy dotyczące organizacji i jej otoczenia.
Traktując informację, jako podstawowy zasób konieczny w procesie podejmowania
decyzji, informacja zarządcza, powinna być dostępna we właściwym czasie i miejscu
i powinna posiadać określone atrybuty, z których najistotniejsze to: (a) aktualność, (b)
wiarygodność, (c) merytoryczna przydatność, (d) zróżnicowany stopień szczegółowości, (e)
kompletność, (f) selektywność oraz (g) niestandardowość. Znaczenie tych atrybutów
zostało wyjaśnione poniżej.
(a) Aktualność
Informacja zarządcza jest wynikiem interpretacji danych, które w działalności
biznesowej ulegają ciągłym zmianom. Konieczne jest zapewnienie bieżącej aktualizacji
danych.
(b) Wiarygodność
Dane, podlegające interpretacji, muszą odpowiadać faktom, które opisują. Błędne dane
wypaczają rzeczywistość i mogą stać się przyczyną błędnych decyzji.
(c) Merytoryczna przydatność
Zakres przekazanych informacji powinien odpowiadać zakresowi kompetencji
i odpowiedzialności odbiorcy informacji.
(d) Zróżnicowany stopień szczegółowości
Menedżerowie korzystają zwykle z informacji przygotowanej na podstawie danych
o określonym stopniu agregacji. W uzasadnionych przypadkach powinna być także
dostępna informacja o większym stopniu szczegółowości, dla ustalenia przyczyn
zaistniałych sytuacji czy sugerowanych prognoz. 335
(e) Kompletność
Informacja zarządcza, dedykowana na określone stanowisko, powinna w pełni
charakteryzować problem, którego dotyczą podejmowane decyzje.
(f) Selektywność
Selektywność informacji zarządczej oznacza przestrzeganie zasady, zgodnie z którą
powinna być to informacja potrzebna do podjęcia decyzji w sprawie rozwiązywanego
aktualnie problemu, a więc dotyczyć określonego obszaru problemowego.
(g) Niestandardowość informacji zarządczej
Cechą charakterystyczną działalności biznesowej jest konkurencyjność, która wymaga
niestandardowego działania i niestandardowych decyzji a w konsekwencji również
niestandardowej informacji zarządczej. Może zaistnieć przypadek, w którym dwie
konkurencyjne jednostki muszą podjąć decyzję na podstawie tych samych danych.
Przewagę konkurencyjną może dać pozyskana na podstawie danych informacja zarządcza.
Jeśli obydwie jednostki dysponują takimi samymi aplikacjami do przetwarzania
i analizy danych, co występuje w sytuacjach wykorzystywania oprogramowania
komercyjnego, wówczas jako elementy konkurencji można wykorzystać:
− odmienną specyfikację potrzeb informacyjnych,
− zdefiniowanie różnych zapytań do systemu analizującego dane,
− umiejętność wykorzystania pozyskanej informacji.
Te trzy elementy są niezależne od zastosowanych technologii informatycznych i zależą
jedynie od umiejętności ludzkich.
Istotne znaczenie dla wykorzystania informacji zarządczej ma: (a) forma prezentacji
informacji zarządczej, (b) standaryzacja prezentacji, (c) dystrybucja informacji zarządczej
oraz (d) forma przekazu informacji zarządczej.
(a) Forma prezentacji
Informacja zarządcza jest zwykle prezentowana w postaci raportów zawierających
tabele i wykresy, w uzasadnionych przypadkach uzupełnione komentarzem.
(b) Standaryzacja prezentacji
Standaryzacja prezentacji ma znacznie w przypadku powtarzalności problemu
decyzyjnego. Powtarzalność problemu decyzyjnego nie oznacza identycznych informacji
w raporcie. Zwykle są one różne lecz jednakowy ich układ pozwala na porównanie
zachodzących zjawisk i dostarcza kolejnych informacji, wynikających z obserwacji zmian
zachodzących w czasie i pod wpływem poprzednio podjętych decyzji.
(c) Dystrybucja informacji zarządczej
Dystrybucja informacji zarządczej wymaga określenia jej odbiorców i wskazania formy
przekazu informacji. Odbiorcami informacji zarządczej mogą być osoby bezpośrednio
podejmujące decyzje w obszarze problemowym, którego informacja dotyczy lub osoby, dla
których może ona mieć charakter informacji uzupełniającej.
(d) Forma przekazu informacji zarządczej
Informacja może być przekazywana zainteresowanym w formie papierowej lub
elektronicznej. Każda z form jest przydatna w określonych warunkach. Forma drukowana
jest wskazana gdy przewidywana jest dyskusja nad informacją zawartą w raporcie.
Zapis elektroniczny pozwala na strukturalizację i uporządkowanie raportów według
przyjętego kryterium, którym może być, przykładowo, czas emisji raportu, obszar
problemowy, którego informacja dotyczy, odbiorcy informacji.
Do gromadzenia i przetwarzania danych oraz ich interpretacji, w trakcie której
powstaje informacja zarządcza, ze względu na znaczne objętości danych i złożone
algorytmy interpretacji, są wykorzystywane systemy informacji zarządczej. 336
2. Systemy informacji zarządczej
Systemy informacji zarządczej są określane jako zespół metod, technik i narzędzi do
wspomagania podejmowania decyzji biznesowych, przy wykorzystaniu dostępnych
zasobów informacyjnych.
Do narzędzi wspomagających przygotowanie informacji zarządczej należą m.in.:
− arkusze kalkulacyjne,
− systemy raportowania i analizy w transakcyjnych bazach danych,
− systemy raportowania i analizy danych w hurtowniach danych.
Arkusze kalkulacyjne należą do najprostszych narzędzi, umożliwiających pozyskanie
informacji zarządczej. Przykładowo:
(a) Wykorzystując możliwość definiowania formuł i dowolnej ich parametryzacji oraz
stosowania bogatego repertuaru funkcji standardowych, można konstruować w arkuszach
modele zachowań badanych obszarów problemowych.
(b) Drugą formą wykorzystania arkusza kalkulacyjnego jest raportowanie danych. W tym
przypadku, dla danych zapisanych w postaci tabel dwuwymiarowych można konstruować
raporty wykorzystując:
− filtrowanie proste i zaawansowane,
− raporty podsumowania oraz
− raporty tabeli przestawnej.
Obecnie większość danych jest zapisywana w bazach danych, które stanowią integralną
część systemów informatycznych. Bazy danych mają zwykle charakter relacyjnych baz
danych. Konfrontacja wymagań związanych z analizą danych z możliwościami relacyjnych
baz danych wskazuje na pewne ograniczenia w wykorzystaniu ich do uzyskiwania
informacji zarządczej:
− zachodzi konieczność konstruowania złożonych zapytań do bazy danych w języku
SQL, co wymaga znajomości zarówno języka jak i struktury bazy danych (tabel
i ich zawartości, wzajemnych powiązań),
− wielokryterialne zapytania korzystają z danych z wielu tabel co powoduje
konieczność wykonania na tabelach operacji, wymagających znacznej liczby
transmisji danych pomiędzy pamięcią zewnętrzną a operacyjną, co wywołuje
spowolnienie funkcjonowania systemu,
− relacyjne bazy danych są zwykle wykorzystywane do realizacji bieżących
transakcji (stąd określenie – bazy transakcyjne lub operacyjne) co powoduje, że do
wykonania analiz często konieczne jest wykorzystanie kopii bazy lub
przeprowadzanie analiz w czasie wolnym od obsługi transakcji,
− okres, z którego są gromadzone dane w bazach operacyjnych wynosi często 60 do
90 dni, podczas gdy dla danych historycznych, koniecznych do analiz
prognostycznych, może sięgać rzędu 5 do 10 lat,
− transakcyjne bazy danych są wykorzystywane do przechowywania danych
szczegółowych, natomiast brak jest w nich danych zagregowanych (np. sprzedaż
w różnych okresach: dzień, tydzień, miesiąc, rok – czy w odniesieniu do
poszczególnych regionów lub grup klientów, itp.).
Rozwiązanie problemu dostępności danych do analiz nastąpiło poprzez budowę tzw.
hurtowni danych. Zgodnie z definicją podaną przez Billa Inmon’a, hurtownia danych jest to
tematyczna, zintegrowana, uporządkowana w czasie składnica nieulotnych danych,
przeznaczona do wspierania procesów podejmowania decyzji. Interpretacja powyższej 337
definicji jest następująca:
− tematyczne ukierunkowanie oznacza, że w hurtowni zostaną zgromadzone dane
charakteryzujące określone problemy biznesowe, w przeciwieństwie do
ukierunkowania procesowego stosowanego w przypadku baz transakcyjnych,
− integracja oznacza umieszczenie w hurtowni danych występujących w różnych
źródłach danych, z jednoczesnym ujednoliceniem, przykładowo, ich nazw,
formatów i rozmiarów.
W rozwiązaniu opartym na hurtowni danych:
− wykorzystuje się, jako źródła danych, istniejące transakcyjne bazy danych będące
podstawą funkcjonowania systemów przetwarzania transakcyjnego (OLTP),
arkusze kalkulacyjne i wszelkie inne źródła danych, wymaganych do
przeprowadzenia analiz,
− dane są gromadzone w hurtowni danych,
− dane w hurtowni są poddawane procesom analitycznego przetwarzania danych.
Głównym celem tworzenia hurtowni danych jest rozdzielenie systemów transakcyjnych
od systemów analitycznych.
Informacja otrzymywana z hurtowni danych powstaje wskutek przeprowadzenia:
eksploracji lub analizy zgromadzonych w niej danych.
Eksploracja danych opiera się na wykorzystaniu metod statystycznych i metod sztucznej
inteligencji.. Określa się, że jest to proces pozyskiwania wiedzy z danych (KDD), który
może polegać na:
− weryfikacji hipotez, co jest stosowane w sytuacji, gdy zakłada się, że istnieją
pewne zależności między danymi i w trakcie analizy oczekuje się weryfikacji tego
założenia,
− odkrywanie wiedzy, polegające na analizie danych i oczekiwaniu znalezienia
związku między danymi, którego dotychczas nie ustalono.
Analiza danych odbywa się z wykorzystaniem oprogramowania służącego do
interakcyjnego analitycznego przetwarzania danych (OLAP).
3. Informacja zarządcza w systemach administracji
Dyskusje, polemiki, projekty i rozwiązania informatyczne, dotyczące informacji
zarządczej, odnoszą się zwykle do jej pozyskania i wykorzystania w przedsiębiorstwach
przemysłowych i usługowych, dla podejmowania decyzji biznesowych. Należy zwrócić
uwagę na fakt, że:
− oprócz przedsiębiorstw usługowych i produkcyjnych, funkcjonuje administracja
publiczna,
− w organizacjach (przykładowo w przedsiębiorstwach, w jednostkach administracji
publicznej), oprócz jednostek organizacyjnych przyczyniających się bezpośrednio
do wytworzenia wyrobu lub usługi, funkcjonują jednostki administracyjne.
W Polsce, o strukturze i funkcjonowaniu administracji publicznej rozstrzyga Kodeks
postępowania administracyjnego, który normuje postępowania w sprawach rozstrzyganych
w drodze decyzji administracyjnych. Jednostki administracyjne w różnego typu
organizacjach zajmują się, przykładowo:
− sprawami pracowniczymi, które są regulowane przepisami zawartymi w Kodeksie
pracy, w którym określono prawa i obowiązki pracowników i pracodawców,
definiując między innymi: podstawowe zasady prawa pracy, formy zatrudnienia, 338
nadzór i kontrolę przestrzegania prawa pracy, stosunek pracy, wynagradzanie
pracowników, nagrody i wyróżnienia,
− rozliczeniami finansowymi organizacji, które są regulowane przepisami
odnoszącymi się do określonych grup organizacji, przykładowo Ustawa
o finansach publicznych jest skierowana do organizacji z sektora finansów
publicznych, do którego nie należą przedsiębiorstwa, banki i spółki prawa
handlowego, mające w tym zakresie własne uregulowania prawne.
Realizacja procesów i ich wyniki są determinowane informacją prawną, która ma
charakter informacji zarządczej. Informacja ta sprawia, że:
− podejmowane decyzje są zgodne z literą prawa,
− przygotowane dokumenty są zgodne z zadanymi wzorcami,
− procesy są realizowane zgodnie z definiującymi je aktami prawnymi.
Informacja prawna jest redagowana w postaci aktów prawnych. Zbiór aktów prawnych
ma strukturę hierarchiczną, w której aktom wyższego rzędu są podporządkowane akty
niższego rzędu. Podporządkowanie, wskazujące jednocześnie na powiązania formalne
między aktami, wynika z zamieszczenia w akcie prawnym obowiązku lub uprawnienia do
wydania aktu prawnego niższego rzędu. Akt wyższego rzędu może dokładnie określać
treść, wydanego na jego podstawie aktu prawnego niższego rzędu.
W przypadków polskich aktów prawnych strukturę hierarchiczną tworzą: konstytucja,
ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe, rozporządzenia ministrów a następnie akty
niższego rzędu, będące konsekwencją delegacji zawartych w aktach wyższego rzędu.
Biorąc pod uwagę miejsce wydawania aktów prawnych, można podzielić je na:
− zewnętrzne akty prawne (p. 3.1), wydawane poza jednostką organizacyjną
(konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe, rozporządzenia
ministrów) oraz, w odniesieniu do wskazanej jednostki organizacyjnej, również
akty prawne wydawane w jednostkach nadrzędnych,
− wewnętrzne akty prawne (3.2) wydawane wewnątrz jednostki organizacyjnej
w postaci zarządzeń, decyzji, pism okólnych i inne, wydawane przez osoby
uprawnione do wydawania aktów prawnych w danej jednostce.
3.1. Zewnętrzne akty prawne
Wykorzystanie zewnętrznych aktów prawnych wymaga: (a) identyfikacji zewnętrznych
aktów prawnych, (b) ich właściwego udostępniania i dystrybucji, (c) właściwego
reagowania na aktualizację zewnętrznych aktów prawnych oraz (d) oceny skutków
wprowadzanych zmian.
(a) Identyfikacja zewnętrznych aktów prawnych
Identyfikacja zewnętrznych aktów prawnych związanych ze wszystkimi obszarami
działalności jednostki organizacyjnej, nie jest łatwym zadaniem i wymaga przyjęcia
określonej metodyki postępowania. Poszukując aktów prawnych związanych z procesem,
należy kierować się tym, że mogą one:
− definiować proces,
− definiować dokumenty wykorzystywane podczas realizacji procesu lub dokumenty
będące wynikiem realizacji procesu,
− określać warunki realizacji procesu,
− określać sposób i formę podejmowania decyzji, jej skutki czy sytuacje jej 339
towarzyszące.
Jeśli akty prawne tworzą strukturę hierarchiczną, będącą wynikiem udzielania delegacji
w akcie wyższego rzędu, do wydania kolejnych aktów prawnych rzędu niższego, wówczas
zaleca się specyfikację hierarchicznej zależności aktów prawnych, co pozwala śledzić
zmiany w przypadku aktualizacji aktów rzędu wyższego i podejmować działania
dostosowawcze.
(b) Dystrybucja i udostępnianie zewnętrznych aktów prawnych
Dystrybucja zewnętrznych aktów prawnych odbywa się najczęściej w następujących
formach:
− przesyłanie w formie elektronicznej wszystkich nowych aktów prawnych do ich
potencjalnych odbiorców – w takim przypadku odbiorcy są powiadamiani
o wszystkich nowych aktach prawnych, mogą dokonać wyboru aktów
bezpośrednio ich dotyczących i zachować w swoich archiwach elektronicznych lub
dokonać wydruku, który może pozostać w wewnętrznym archiwum lub może być
przekazany właściwym adresatom,
− przesłanie do potencjalnych odbiorców adresów internetowych (tzw. linków), pod
którymi dostępne są treści dokumentów; w takim przypadku zainteresowani mają
dostęp do treści dokumentów i mogą je odczytać, lub skopiować i dołączyć do
swoich zasobów informacyjnych,
− publikowanie aktów prawnych na stronach internetowych z ograniczonym lub
nieograniczonym dostępem do treści tych dokumentów,
− drukowanie aktów prawnych i skierowanie ich do sprzedaży (np. Dzienniki
Ustaw),
− przekazywanie aktów prawnych do druku w czasopismach, których odbiorcy są
również potencjalnymi odbiorcami drukowanego w nim aktu prawnego.
Zwykle realizowane są równolegle różne formy dystrybucji. Wybór formy powinien
zapewniać szybkie poinformowanie zainteresowanych o nowym akcie prawnym oraz
dostęp do treści dokumentu w dowolnym miejscu i czasie.
Przestrzegając obowiązującej w bazach danych zasady niedopuszczania do redundancji
danych, należałoby unikać wykonywania wielokrotnych kopii czy wydruków dokumentów,
jeśli dokumenty są publikowane na stronach internetowych. Przykładem systemu publikacji
i archiwizacji aktów prawnych jest internetowy system informacji prawnej
(http://isip.sejm.gov.pl/), w którym dostępne są ogłaszane i wydawane w Dzienniku Ustaw
oraz Monitorze Polskim akty prawne.
(c) Aktualizacja informacji prawnej i jej skutki
Polskie prawodawstwo jest niestabilne. Wynika to z konieczności przystosowywania
naszego prawa do zmieniającego się otoczenia, z konieczności przystosowania do
rozwiązań Unii Europejskiej. Wiele zewnętrznych aktów prawnych ulega nowelizacji.
W wielu przypadkach uzasadnione jest powołanie w jednostce organizacyjnej
pełnomocnika ds. informacji zarządczej, którego zadaniem jest śledzenie zmian
w ustawodawstwie zewnętrznym i aktualizacja wewnętrznych aktów prawnych.
(d) Skutki zmian prawnych
Jedna zmiana w obowiązującym prawie, to w wielu przypadkach trudny do
przewidzenia łańcuch konsekwencji. Skutkiem zmian może być, przykładowo:
− reorganizacja procesu, jeśli akt prawny takowy definiuje,
− zmiana formularzy, raportów, sprawozdań i innych dokumentów,
− konieczność wydania, nowych wewnętrznych aktów prawnych lub ich nowelizacja
oraz realizacja postanowień w nich zawartych, 340
− zmiany w procesach decyzyjnych,
− zmiany w programach komputerowych,
− konieczność opracowania procedur niwelujących skutki nowego prawa,
− konieczność opracowania procedur przejścia do stanu definiowanego aktem
prawnym.
3.2. Wewnętrzne akty prawne
Wewnętrzne akty prawne, powstające w jednostkach organizacyjnych, mają zwykle
postać zarządzeń, decyzji, pism okólnych, którym towarzyszyć mogą załączniki stanowiące
ich integralną część i zawierające, przykładowo: procedury, zasady, regulaminy, instrukcje,
formularze, wykazy, listy, itp. Zasady tworzenia i redagowania aktów prawnych określa
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad
techniki prawodawczej (Dz.U. 2002 nr 100 poz. 908).
W każdej organizacji, jeśli jest to uzasadnione, powinny być wskazane osoby,
upoważnione i zobligowane do wydawania wewnętrznych aktów prawnych oraz
opracowane zasady: (a) tworzenia, (b) archiwizacji, (c) oraz dystrybucji wewnętrznych
aktów prawnych.
(a) Tworzenie wewnętrznych aktów prawnych
Zasady tworzenia wewnętrznych aktów prawnych dotyczą:
− procesu opracowania dokumentu, przykładowo:
• wskazanie koordynatora prowadzącego sprawę przygotowania aktu prawnego,
• wskazanie osoby lub zespołu opracowującego projekt aktu prawnego,
• wskazanie osoby sprawdzającej akt prawny pod względem legislacyjnym.
− zasad redagowania dokumentu, określających zawartość i redakcję dokumentu,
przykładowo:
• dokument powinien zawierać określony tytuł, podstawę prawną, przepisy
merytoryczne, przepisy zmieniające, przejściowe, dostosowujące i końcowe,
• treść dokumentu jest zwykle zredagowana w formie artykułów, paragrafów,
ustępów, punktów i liter,
• wskazane jest określenie symboli dokumentu, obowiązującej numeracji
i wskazanie punktów jej zerowania, np. z początkiem każdego roku
kalendarzowego czy roku akademickiego (jeśli dotyczy uczelni).
(b) Archiwizacja wewnętrznych aktów prawnych
Wewnętrzne akty prawne powinny podlegać archiwizacji, zgodnie z przyjętą procedurą,
w której należy wskazać:
− osobę odpowiedzialną za prowadzenie archiwum,
− miejsce przechowywania dokumentów,
− organizację archiwum elektronicznego, ze wskazaniem struktury i nazewnictwa
folderów i plików z aktami prawnymi i ich załącznikami,
− sposób prowadzenia rejestrów aktów prawa wewnętrznego.
Zawsze powinno być znane miejsce przechowywania dokumentu, którego treścią jest
akt prawny. Jest to istotne w przypadku nowelizacji aktów prawnych, wymagającej
uchylenia poprzednio obowiązującego aktu prawnego lub jego fragmentów.
(c) Dystrybucja wewnętrznych aktów prawnych
Wewnętrzne akty prawne powinny być:
− przekazywane osobom, których bezpośrednio dotyczą, w zależności od ustaleń – 341
w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym w przypadku spraw
osobowych może to być postać papierowa z koniecznością potwierdzenia odbioru,
− udostępniane pracownikom jednostki, co najczęściej jest realizowane przez
publikowanie ich treści na stronach portalu korporacyjnego, przy ograniczonym
dostępie dla osób spoza jednostki.
4. Model procesu a informacja prawna
Podejście procesowe jest wykorzystywane w wielu obszarach, przykładowo związanych
z funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych, projektowaniem systemów
informatycznych i baz danych.
Analiza procesów pozwala na wskazanie procesów o kluczowym znaczeniu dla
organizacji i zidentyfikowanie tzw. „wąskich gardeł” (fragmenty procesu, w których,
przykładowo, następuje opóźnienie w realizacji procesu, wzrastają koszty, następuje zbyt
duże zaangażowanie zasobów) i szybkie podjęcie działań naprawczych.
Orientacja organizacji na procesy powoduje zmianę zarządzania: z zarządzania
funkcjonalnego, zorientowanego na działalność obszarów funkcjonalnych (działów,
wydziałów, komórek organizacyjnych) na zarządzanie procesowe zorientowane na
osiągnięcie celu.
Modelując i analizując proces, uwzględnia się działania i zasoby, które biorą udział w
uzyskaniu wyniku końcowego, z pominięciem szczegółowej analizy obszarów
funkcjonalnych organizacji, jej struktur organizacyjnych i innych elementów, które na
realizację tego procesu nie mają bezpośredniego wpływu. W podejściu procesowym
kluczową rolę odgrywa tzw. właściciel procesu a nie kierownicy jednostek.
Przy modelowaniu procesu uwzględnia się, między innymi:
− strukturę procesu, rozumianą jako ciągi działań o charakterze operacyjnym
i decyzyjnym, z uwzględnieniem logiki procesu określającej koniunkcyjne
i alternatywne zależności pomiędzy ciągami działań a także cykliczne ciągi
działań,
− zasoby, zaangażowane do realizacji poszczególnych działaniach (zasoby te mogą
być klasyfikowane, przykładowo, jako: zasoby wejściowe i wyjściowe,
transformujące i transformowane);
− charakterystyki czasowe i kosztowe działań, itp.
Poziom szczegółowości modelowania jest uzależniony od rodzaju procesu,
przeznaczenia modelu i formy jego wykorzystania.
W wyniku doświadczeń konstruowania modeli procesów i ich przydatności
w funkcjonowaniu jednostek, proponuje się uzupełnienie modeli o informację prawną oraz
wiedzę, szczególnie wiedzę ukrytą związaną z każdym procesem.
W prowadzonych przez autorkę pracach przyjęto następujący model opisu procesu:
(a) nazwa procesu
IdProcesu jest identyfikatorem procesu wykorzystanym do strukturalizacji procesów
i identyfikacji konkretnego procesu.
Nazwa procesu powinna być komunikatywna i jednoznacznie wskazywać na proces.
(b) Cel realizacji procesu
(c) Podstawy prawne
(d) Dodatkowe źródła informacji
(e) Właściciel procesu
Każdy proces powinien mieć właściciela. Jest to osoba sprawująca nadzór nad realizacją 342
procesu i odpowiedzialna za poprawne jego zakończenie. Właściciel może być czynnym
uczestnikiem procesu lub jedynie jego właścicielem.
(f) Uczestnicy procesu
Specyfikacja uczestników procesu pozwala wskazać zasoby ludzkie wymagane do
realizacji procesu lub wskazać jednostki uczestniczące w procesie. Można ją wykorzystać
do określenia pełnionych ról przez uczestników, przysługujących im kompetencji i zadań
w procesie.
(g) Inicjacja procesu
Konieczne jest określenie, co powoduje rozpoczęcie realizacji procesu. Może to być
określone zdarzenie, wskazany moment czasu.
(h) Procedura
W procedurze procesu należy zdefiniować sposób jego realizacji, tzn. wskazać działania
i ich kolejność, z uwzględnieniem działań decyzyjnych. Procedura może być
przedstawiona, przykładowo, w postaci opisowej lub w formie schematu.
(i) Dokumenty towarzyszące
Pod pojęciem dokumentu towarzyszącego rozumie się:
− formularze, które podlegają przetwarzaniu podczas procesu,
− raporty, które mają być wynikiem realizacji procesu,
− dokumenty uzasadniające realizację procesu.
(j) Informacja o aktualizacji danych
Dane powinny być aktualizowane. Data aktualizacji pozwala na ocenę aktualności
danych pozyskanych wcześniej z systemu.
5. Podsumowanie
Przeprowadzone prace pozwoliły na przygotowanie koncepcji systemu, wiążącego
procesy w jednostce organizacyjnej z informacją prawną i wiedzą o procesach.
Przeprowadzono próby implementacji przygotowanego materiału tworząc:
− prototyp systemu bazodanowego informacji zarządczej, ze szczególnym
uwzględnieniem informacji prawnej,
− hipertekst, którego szkielet stanowi specyfikacja procesów.
Porównując rozwiązania brano pod uwagę następujące fakty:
− system musi być przyjazny i łatwy w wykorzystaniu,
− należy umożliwić właścicielom procesów redagowanie komentarzy, uznając je
jako źródła wiedzy ukrytej,
− wymagana jest ciągła aktualizacja wszystkich elementów systemu.
Rozwiązanie oparte na systemie bazodanowym jest rozwiązaniem bardzo
sformalizowanym. Wymaga wykorzystania określonego systemu zarządzania bazą danych,
zdefiniowania struktur danych, przygotowania aplikacji użytkownika do obsługi systemu.
Istniejące w strukturze związki asocjacyjne (związki wiele do wielu, np. między procesami
i aktami prawnymi, między procesami i uczestnikami) wymagają profesjonalnej obsługi
systemu.
Niezależnie od przyjętego rozwiązania technicznego, przydatność systemu jest
uzależniona od aktualności zawartych w nim zasobów informacyjnych, co wymaga ciągłej
ich aktualizacji.
343
Literatura
1. Inmon W.H.: Building the Data Warehouse, Fourth Edition, Wiley Publishing Inc.,
Canada 2005.
2. Krupa T.: Elementy organizacji. Zasoby i zadania. Warszawa, WNT 2006.
3. Modele referencyjne w zarządzaniu procesami biznesu. Praca zbiorowa pod redakcją
naukową T. Kasprzaka. Seria: Studia Informatyki Gospodarczej. Difin, Warszawa
2005.
4. Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 października 2000 r. w sprawie
ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.
z 2000 r. nr 98 poz.1071).
5. Poe V., Klauer P., Brobst S., Tworzenie hurtowni danych, WNT, Warszawa 2000.
6. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad
techniki prawodawczej (Dz.U. 2002 nr 100 poz. 908).
7. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1974 r. nr 24 poz. 141).
8. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DZ.U. z 2005 r. nr 249 poz.
2104).
Dr inż. Teresa M. OSTROWSKA
Zakład Informatyki Gospodarczej
Politechnika Warszawska
02-524 Warszawa, ul. Narbutta 85
tel: (0-22) 849 94 43
e-mail: t.ostrowska@wz.pw.edu.pl
———————–