Zbiór dokumentów obejmujący: dokumentację obrotu środkami trwałymi; dokumentację aktualizacji wartości środków trwałych; dokumentację szczegółową obiektów inwentarzowych środków trwałych.
Obrót środkami trwałymi potwierdzany jest: 1) dowodami zakupu i sprzedaży (faktura VAT, faktura VAT korygująca, rachunek, faktura wewnętrzna); 2) dowodami przyjęcia środka trwałego do użytkowania (OT); 3) protokołami zdawczo-odbiorczymi środka trwałego (PT); 4) dowodami zmiany miejsca użytkowania środka trwałego (MT); 5) dowodami likwidacji środka trwałego (LT); 6) wykazami środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dla podatników opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym; 7) ewidencją środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów; 8) ewidencją środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (księgową).
Dowód OT – przyjęcie środka trwałego – dokumentuje przyjęcie do używania nowych środków trwałych powstałych w wyniku inwestycji, przyjęcie do użytkowania używanych środków trwałych powstałych w wyniku inwestycji oraz zwiększenie wartości posiadanych środków trwałych w wyniku ich ulepszenia. Wystawiany jest w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla księgowości, pierwsza kopia dla komórki otrzymującej środek trwały, druga kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Podstawą do sporządzenia dowodów OT są: 1) przy zakupie – faktura VAT, rachunek; 2) w przypadku ujawnienia środka trwałego – zbiorcze zestawienie spisów z natury; 3) w sytuacji pobrania środka trwałego z magazynu w celu zainstalowania – dowód RW.
W dowodzie OT wypełniane są następujące dane: pełna nazwa środka trwałego, data przekazania do użytkowania, dane charakterystyczne środka trwałego (np. ciężar, numer seryjny), nazwa dostawcy, numer i data faktury, miejsce użytkowania, wartość nabycia, numer inwentarzowy.
Dowód PT – protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – dokumentuje nieodpłatne przekazanie środka trwałego innej jednostce oraz nieodpłatne przejęcie środka trwałego. Sporządzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w pięciu egzemplarzach – oryginał i pierwszą kopię otrzymuje jednostka przejmująca, drugą – księgowość, trzecią – pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi, czwartą – komórka organizacyjna przekazująca.
Dowód MT – zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – potwierdza przemieszczenie środka trwałego wewnątrz jednostki. Dokument w czterech egzemplarzach sporządza pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania danego środka trwałego – oryginał otrzymuje księgowość, pierwszą kopię – jednostka otrzymująca, drugą – jednostka organizacyjna przejmująca, trzecią – pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi.
Dowód LT – likwidacja środka trwałego – dokumentuje likwidację części lub całości środka trwałego, wycofanie środka trwałego z używania w wyniku fizycznego zużycia lub sprzedaży środka trwałego. Wystawia go pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla księgowości, pierwsza kopia – dla komórki, w której środek trwały był używany, druga kopia – dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Do dowodu LT powinny być załączone: orzeczenie techniczne rzeczoznawcy lub protokół likwidacyjny, faktura VAT lub rachunek, protokół fizycznej likwidacji środka trwałego.
Dowód PK – dowód wewnętrzny – stanowi podstawę ewidencji miesięcznych odpisów amortyzacyjnych zwiększających koszty działalności jednostki i zmniejszających wartość początkową środka trwałego.
Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego służy do stwierdzenia fizycznej likwidacji środka trwałego. Protokół wystawia komisja w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem: oryginał dla księgowości, pierwsza kopia – dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, druga kopia – dla komórki, w której środek trwały był użytkowany. Protokół sporządza się w dniu likwidacji.
Karta środka trwałego zawiera następujące informacje: 1) nazwę środka trwałego, jego numer inwentarzowy i symbol klasyfikacji środka trwałego (KŚT); 2) ocenę stanu technicznego środka trwałego; 3) wartość początkową; 4) typ środka trwałego, rok produkcji, numer fabryczny; 5) źródło i datę nabycia, datę przyjęcia do użytkowania; 6) miejsce użytkowania; 7) okres użytkowania; 8) stawkę umorzeniową, umorzenie miesięczne i roczne.
Wykazy środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przygotowane przez podatników opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym zawierają następujące informacje: 1) datę nabycia i przyjęcia do użytkowania; 2) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie środka trwałego; 3) nazwę środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych i symbol klasyfikacji środka trwałego (KŚT); 4) wartość początkową; 5) stawki amortyzacyjne; 6) zaktualizowaną wartość początkową; 7) przyczyny i datę likwidacji lub zbycia.
Dokumentacja aktualizacji środków trwałych obejmuje wykaz środków trwałych, których wartość poddano aktualizacji na podstawie obowiązujących przepisów prawnych. Wykaz (zestawienie) powinien informować o: 1) nazwie środka trwałego, numerze inwentarzowym, symbolu klasyfikacji (KŚT); 2) dacie nabycia; 3) wartości początkowej i umorzeniu przed aktualizacją i po niej; 4) dacie aktualizacji; 5) wskaźniku przeliczeniowym; 6) różnicy między wartością początkową i umorzeniem przed aktualizacją i po niej.
Obecnie obowiązujące przepisy wprowadzają obligatoryjny mechanizm aktualizacji wartości początkowej środka trwałego wówczas, gdy wskaźnik wzrostu cen nakładów inwestycyjnych w okresie trzech kwartałów w roku poprzedzającym rok podatkowy w stosunku do analogicznego okresu roku ubiegłego przekroczy 10%.
Dokumentacja szczegółowa obejmuje: książkę inwentarzową; karty szczegółowe środków trwałych; tabele amortyzacyjne.
Książka inwentarzowa środków trwałych to aktualny wykaz posiadanych środków trwałych, ich charakterystyki i nadanych im numerów inwentarzowych. Do książki inwentarzowej wpisuje się chronologicznie, na podstawie odpowiednich dokumentów, z powołaniem się na nie, wszystkie środki trwałe przyjęte do użytkowania, a w ślad za tym wprowadzone do ewidencji, i nadaje im na podstawie książki numery inwentarzowe. Z chwilą rozchodu środka trwałego na skutek jego likwidacji, sprzedaży itp., zostaje on również na podstawie odpowiedniego dokumentu skreślony z książki inwentarzowej, ale nadany mu numer inwentarzowy pozostaje niewykorzystany. Celem prowadzenia książki inwentarzowej jest zapewnienie ciągłości ewidencji posiadanych środków trwałych w dłuższym okresie.
Karty szczegółowe środków trwałych otwiera się na podstawie dowodu przyjęcia środka trwałego do użytkowania dla każdego obiektu inwentarzowego w momencie jego przyjęcia do użytkowania. Służą one przez cały okres użytkowania środka trwałego i są formą ewidencji ilościowo-wartościowej. Karta szczegółowa środków trwałych zawiera: 1) numer inwentarzowy; 2) nazwę i symbol klasyfikacji rodzajowej; 3) datą przyjęcia do użytkowania; 4) charakterystyczne szczegóły danego środka trwałego; 5) wartość inwentarzową środka trwałego, zmiany wartości inwentarzowej w okresie użytkowania; 6) stawki amortyzacyjne.
Tabele amortyzacyjne służą do obliczania amortyzacji w przekrojach dostosowanych do potrzeb rachunku kosztów i ewidencji środków trwałych. Tabele amortyzacyjne otwiera się na podstawie danych z kart szczegółowych na początek danego roku. Powinny one zawierać co najmniej następujące dane: 1) określenie okresu, którego dotyczą; 2) określenie środka trwałego lub grupy środków trwałych; 3) miejsce użytkowania; 4) wartość początkową; 5) roczną kwotę odpisów; 6) datę wpisania i skreślenia środka trwałego z tabeli.
Plan amortyzacji opracowywany jest dla celów bilansowych i podatkowych. Stanowi podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Plan ten określa stawki i kwoty rocznych odpisów poszczególnych środków trwałych. Przepisy nie określają wzoru planu amortyzacji, pozostawiając w tym zakresie swobodę jednostkom.
Źródło: http://www.eduteka.pl/doc/srodki-trwale-i-metody-ich-amortyzacji