Informacja naukowa – dzia\u0142alno\u015b\u0107 informacyjna polegaj\u0105ca na gromadzeniu, opracowywaniu, przetwarzaniu i udost\u0119pnianiu materia\u0142\u00f3w informacyjnych o stanie i kierunkach rozwoju nauki, techniki i ekonomii, a tak\u017ce upowszechnianiu osi\u0105gni\u0119\u0107 w tych dziedzinach<\/p>\n
(patrz: http:\/\/e-pedagogiczna.edu.pl\/upload\/file\/dzialalnoscedu\/lekcja4.pdf)<\/p>\n
Informacja zarz\u0105dcza – informacja u\u017cywana w celu wsparcia procesu podejmowania decyzji.Informacja zarz\u0105dcza to zestaw informacji o funkcjonowaniu firmy. Jest potrzebna do zarz\u0105dzania firm\u0105. Jej podstawowym zadaniem jest wspomaganie kadry kierowniczej w podejmowaniu decyzji bie\u017c\u0105cych i strategicznych oraz wskazywanie zagadnie\u0144, na kt\u00f3re trzeba zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 w dzia\u0142alno\u015bci operacyjnej. Najwa\u017cniejszymi cechami informacji zarz\u0105dczej s\u0105: aktualno\u015b\u0107, przydatno\u015b\u0107, elastyczna struktura, du\u017ca r\u00f3\u017cnorodno\u015b\u0107, przeznaczenie dla potrzeb wewn\u0119trznych przedsi\u0119biorstwa i pochodzenie g\u0142\u00f3wnie z system\u00f3w transakcyjnych tj. takich, kt\u00f3re wspieraj\u0105 dzia\u0142alno\u015b\u0107 operacyjn\u0105 i system\u00f3w zarz\u0105dzania przep\u0142ywem pracy (worklfow).<\/p>\n
INFORMACJA PRAWNA JAKO ELEMENT
\nINFORMACJI ZARZ\u0104DCZEJ<\/p>\n
Teresa M. OSTROWSKA<\/p>\n
Streszczenie: Informacja zarz\u0105dcza stanowi podstaw\u0119 do podejmowania decyzji.
\nAnalizuj\u0105c przydatno\u015b\u0107 i charakter informacji zarz\u0105dczej, zauwa\u017ca si\u0119 istotne znaczenie tej
\ninformacji w postaci informacji prawnej, publikowanej w formie zewn\u0119trznych
\ni wewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych. Specyfikacja akt\u00f3w prawnych, zwi\u0105zanych
\nz dzia\u0142alno\u015bci\u0105 organizacji, wymaga przyj\u0119cia okre\u015blonej metodyki post\u0119powania.
\nProponuje si\u0119 podej\u015bcie procesowe, polegaj\u0105ce na specyfikacji proces\u00f3w realizowanych
\nw organizacji i zwi\u0105zanych z nimi akt\u00f3w prawnych.<\/p>\n
S\u0142owa kluczowe: informacja zarz\u0105dcza, informacja prawna, akt prawny, model procesu.<\/p>\n
1. Informacja zarz\u0105dcza<\/p>\n
Brak jest jednoznacznej definicji informacji zarz\u0105dczej. Wskazuje si\u0119 obszar jej
\nwykorzystania, celowo\u015b\u0107 pozyskiwania i jej atrybuty oraz \u017ar\u00f3d\u0142a i formy przetwarzania.
\nInformacj\u0105 zarz\u0105dcz\u0105 okre\u015bla si\u0119 zwykle informacj\u0119 przydatn\u0105 mened\u017cerom
\nw zarz\u0105dzaniu organizacj\u0105, w podejmowaniu decyzji dotycz\u0105cych funkcjonowania
\norganizacji zapewniaj\u0105cych maksymalne zyski i minimalne koszty, najlepsz\u0105 i trwa\u0142\u0105
\npozycj\u0119 na rynku, pozyskanie i utrzymanie klient\u00f3w. Jest to informacja o stanie aktualnym
\noraz prognozy dotycz\u0105ce organizacji i jej otoczenia.
\nTraktuj\u0105c informacj\u0119, jako podstawowy zas\u00f3b konieczny w procesie podejmowania
\ndecyzji, informacja zarz\u0105dcza, powinna by\u0107 dost\u0119pna we w\u0142a\u015bciwym czasie i miejscu
\ni powinna posiada\u0107 okre\u015blone atrybuty, z kt\u00f3rych najistotniejsze to: (a) aktualno\u015b\u0107, (b)
\nwiarygodno\u015b\u0107, (c) merytoryczna przydatno\u015b\u0107, (d) zr\u00f3\u017cnicowany stopie\u0144 szczeg\u00f3\u0142owo\u015bci, (e)
\nkompletno\u015b\u0107, (f) selektywno\u015b\u0107 oraz (g) niestandardowo\u015b\u0107. Znaczenie tych atrybut\u00f3w
\nzosta\u0142o wyja\u015bnione poni\u017cej.
\n(a) Aktualno\u015b\u0107
\nInformacja zarz\u0105dcza jest wynikiem interpretacji danych, kt\u00f3re w dzia\u0142alno\u015bci
\nbiznesowej ulegaj\u0105 ci\u0105g\u0142ym zmianom. Konieczne jest zapewnienie bie\u017c\u0105cej aktualizacji
\ndanych.
\n(b) Wiarygodno\u015b\u0107
\nDane, podlegaj\u0105ce interpretacji, musz\u0105 odpowiada\u0107 faktom, kt\u00f3re opisuj\u0105. B\u0142\u0119dne dane
\nwypaczaj\u0105 rzeczywisto\u015b\u0107 i mog\u0105 sta\u0107 si\u0119 przyczyn\u0105 b\u0142\u0119dnych decyzji.
\n(c) Merytoryczna przydatno\u015b\u0107
\nZakres przekazanych informacji powinien odpowiada\u0107 zakresowi kompetencji
\ni odpowiedzialno\u015bci odbiorcy informacji.
\n(d) Zr\u00f3\u017cnicowany stopie\u0144 szczeg\u00f3\u0142owo\u015bci
\nMened\u017cerowie korzystaj\u0105 zwykle z informacji przygotowanej na podstawie danych
\no okre\u015blonym stopniu agregacji. W uzasadnionych przypadkach powinna by\u0107 tak\u017ce
\ndost\u0119pna informacja o wi\u0119kszym stopniu szczeg\u00f3\u0142owo\u015bci, dla ustalenia przyczyn
\nzaistnia\u0142ych sytuacji czy sugerowanych prognoz. 335<\/p>\n
(e) Kompletno\u015b\u0107
\nInformacja zarz\u0105dcza, dedykowana na okre\u015blone stanowisko, powinna w pe\u0142ni
\ncharakteryzowa\u0107 problem, kt\u00f3rego dotycz\u0105 podejmowane decyzje.
\n(f) Selektywno\u015b\u0107
\nSelektywno\u015b\u0107 informacji zarz\u0105dczej oznacza przestrzeganie zasady, zgodnie z kt\u00f3r\u0105
\npowinna by\u0107 to informacja potrzebna do podj\u0119cia decyzji w sprawie rozwi\u0105zywanego
\naktualnie problemu, a wi\u0119c dotyczy\u0107 okre\u015blonego obszaru problemowego.
\n(g) Niestandardowo\u015b\u0107 informacji zarz\u0105dczej
\nCech\u0105 charakterystyczn\u0105 dzia\u0142alno\u015bci biznesowej jest konkurencyjno\u015b\u0107, kt\u00f3ra wymaga
\nniestandardowego dzia\u0142ania i niestandardowych decyzji a w konsekwencji r\u00f3wnie\u017c
\nniestandardowej informacji zarz\u0105dczej. Mo\u017ce zaistnie\u0107 przypadek, w kt\u00f3rym dwie
\nkonkurencyjne jednostki musz\u0105 podj\u0105\u0107 decyzj\u0119 na podstawie tych samych danych.
\nPrzewag\u0119 konkurencyjn\u0105 mo\u017ce da\u0107 pozyskana na podstawie danych informacja zarz\u0105dcza.
\nJe\u015bli obydwie jednostki dysponuj\u0105 takimi samymi aplikacjami do przetwarzania
\ni analizy danych, co wyst\u0119puje w sytuacjach wykorzystywania oprogramowania
\nkomercyjnego, w\u00f3wczas jako elementy konkurencji mo\u017cna wykorzysta\u0107:
\n\u2212 odmienn\u0105 specyfikacj\u0119 potrzeb informacyjnych,
\n\u2212 zdefiniowanie r\u00f3\u017cnych zapyta\u0144 do systemu analizuj\u0105cego dane,
\n\u2212 umiej\u0119tno\u015b\u0107 wykorzystania pozyskanej informacji.
\nTe trzy elementy s\u0105 niezale\u017cne od zastosowanych technologii informatycznych i zale\u017c\u0105
\njedynie od umiej\u0119tno\u015bci ludzkich.
\nIstotne znaczenie dla wykorzystania informacji zarz\u0105dczej ma: (a) forma prezentacji
\ninformacji zarz\u0105dczej, (b) standaryzacja prezentacji, (c) dystrybucja informacji zarz\u0105dczej
\noraz (d) forma przekazu informacji zarz\u0105dczej.
\n(a) Forma prezentacji
\nInformacja zarz\u0105dcza jest zwykle prezentowana w postaci raport\u00f3w zawieraj\u0105cych
\ntabele i wykresy, w uzasadnionych przypadkach uzupe\u0142nione komentarzem.
\n(b) Standaryzacja prezentacji
\nStandaryzacja prezentacji ma znacznie w przypadku powtarzalno\u015bci problemu
\ndecyzyjnego. Powtarzalno\u015b\u0107 problemu decyzyjnego nie oznacza identycznych informacji
\nw raporcie. Zwykle s\u0105 one r\u00f3\u017cne lecz jednakowy ich uk\u0142ad pozwala na por\u00f3wnanie
\nzachodz\u0105cych zjawisk i dostarcza kolejnych informacji, wynikaj\u0105cych z obserwacji zmian
\nzachodz\u0105cych w czasie i pod wp\u0142ywem poprzednio podj\u0119tych decyzji.
\n(c) Dystrybucja informacji zarz\u0105dczej
\nDystrybucja informacji zarz\u0105dczej wymaga okre\u015blenia jej odbiorc\u00f3w i wskazania formy
\nprzekazu informacji. Odbiorcami informacji zarz\u0105dczej mog\u0105 by\u0107 osoby bezpo\u015brednio
\npodejmuj\u0105ce decyzje w obszarze problemowym, kt\u00f3rego informacja dotyczy lub osoby, dla
\nkt\u00f3rych mo\u017ce ona mie\u0107 charakter informacji uzupe\u0142niaj\u0105cej.
\n(d) Forma przekazu informacji zarz\u0105dczej
\nInformacja mo\u017ce by\u0107 przekazywana zainteresowanym w formie papierowej lub
\nelektronicznej. Ka\u017cda z form jest przydatna w okre\u015blonych warunkach. Forma drukowana
\njest wskazana gdy przewidywana jest dyskusja nad informacj\u0105 zawart\u0105 w raporcie.
\nZapis elektroniczny pozwala na strukturalizacj\u0119 i uporz\u0105dkowanie raport\u00f3w wed\u0142ug
\nprzyj\u0119tego kryterium, kt\u00f3rym mo\u017ce by\u0107, przyk\u0142adowo, czas emisji raportu, obszar
\nproblemowy, kt\u00f3rego informacja dotyczy, odbiorcy informacji.
\nDo gromadzenia i przetwarzania danych oraz ich interpretacji, w trakcie kt\u00f3rej
\npowstaje informacja zarz\u0105dcza, ze wzgl\u0119du na znaczne obj\u0119to\u015bci danych i z\u0142o\u017cone
\nalgorytmy interpretacji, s\u0105 wykorzystywane systemy informacji zarz\u0105dczej. 336<\/p>\n
2. Systemy informacji zarz\u0105dczej<\/p>\n
Systemy informacji zarz\u0105dczej s\u0105 okre\u015blane jako zesp\u00f3\u0142 metod, technik i narz\u0119dzi do
\nwspomagania podejmowania decyzji biznesowych, przy wykorzystaniu dost\u0119pnych
\nzasob\u00f3w informacyjnych.
\nDo narz\u0119dzi wspomagaj\u0105cych przygotowanie informacji zarz\u0105dczej nale\u017c\u0105 m.in.:
\n\u2212 arkusze kalkulacyjne,
\n\u2212 systemy raportowania i analizy w transakcyjnych bazach danych,
\n\u2212 systemy raportowania i analizy danych w hurtowniach danych.
\nArkusze kalkulacyjne nale\u017c\u0105 do najprostszych narz\u0119dzi, umo\u017cliwiaj\u0105cych pozyskanie
\ninformacji zarz\u0105dczej. Przyk\u0142adowo:
\n(a) Wykorzystuj\u0105c mo\u017cliwo\u015b\u0107 definiowania formu\u0142 i dowolnej ich parametryzacji oraz
\nstosowania bogatego repertuaru funkcji standardowych, mo\u017cna konstruowa\u0107 w arkuszach
\nmodele zachowa\u0144 badanych obszar\u00f3w problemowych.
\n(b) Drug\u0105 form\u0105 wykorzystania arkusza kalkulacyjnego jest raportowanie danych. W tym
\nprzypadku, dla danych zapisanych w postaci tabel dwuwymiarowych mo\u017cna konstruowa\u0107
\nraporty wykorzystuj\u0105c:
\n\u2212 filtrowanie proste i zaawansowane,
\n\u2212 raporty podsumowania oraz
\n\u2212 raporty tabeli przestawnej.
\nObecnie wi\u0119kszo\u015b\u0107 danych jest zapisywana w bazach danych, kt\u00f3re stanowi\u0105 integraln\u0105
\ncz\u0119\u015b\u0107 system\u00f3w informatycznych. Bazy danych maj\u0105 zwykle charakter relacyjnych baz
\ndanych. Konfrontacja wymaga\u0144 zwi\u0105zanych z analiz\u0105 danych z mo\u017cliwo\u015bciami relacyjnych
\nbaz danych wskazuje na pewne ograniczenia w wykorzystaniu ich do uzyskiwania
\ninformacji zarz\u0105dczej:
\n\u2212 zachodzi konieczno\u015b\u0107 konstruowania z\u0142o\u017conych zapyta\u0144 do bazy danych w j\u0119zyku
\nSQL, co wymaga znajomo\u015bci zar\u00f3wno j\u0119zyka jak i struktury bazy danych (tabel
\ni ich zawarto\u015bci, wzajemnych powi\u0105za\u0144),
\n\u2212 wielokryterialne zapytania korzystaj\u0105 z danych z wielu tabel co powoduje
\nkonieczno\u015b\u0107 wykonania na tabelach operacji, wymagaj\u0105cych znacznej liczby
\ntransmisji danych pomi\u0119dzy pami\u0119ci\u0105 zewn\u0119trzn\u0105 a operacyjn\u0105, co wywo\u0142uje
\nspowolnienie funkcjonowania systemu,
\n\u2212 relacyjne bazy danych s\u0105 zwykle wykorzystywane do realizacji bie\u017c\u0105cych
\ntransakcji (st\u0105d okre\u015blenie – bazy transakcyjne lub operacyjne) co powoduje, \u017ce do
\nwykonania analiz cz\u0119sto konieczne jest wykorzystanie kopii bazy lub
\nprzeprowadzanie analiz w czasie wolnym od obs\u0142ugi transakcji,
\n\u2212 okres, z kt\u00f3rego s\u0105 gromadzone dane w bazach operacyjnych wynosi cz\u0119sto 60 do
\n90 dni, podczas gdy dla danych historycznych, koniecznych do analiz
\nprognostycznych, mo\u017ce si\u0119ga\u0107 rz\u0119du 5 do 10 lat,
\n\u2212 transakcyjne bazy danych s\u0105 wykorzystywane do przechowywania danych
\nszczeg\u00f3\u0142owych, natomiast brak jest w nich danych zagregowanych (np. sprzeda\u017c
\nw r\u00f3\u017cnych okresach: dzie\u0144, tydzie\u0144, miesi\u0105c, rok – czy w odniesieniu do
\nposzczeg\u00f3lnych region\u00f3w lub grup klient\u00f3w, itp.).
\nRozwi\u0105zanie problemu dost\u0119pno\u015bci danych do analiz nast\u0105pi\u0142o poprzez budow\u0119 tzw.
\nhurtowni danych. Zgodnie z definicj\u0105 podan\u0105 przez Billa Inmon\u2019a, hurtownia danych jest to
\ntematyczna, zintegrowana, uporz\u0105dkowana w czasie sk\u0142adnica nieulotnych danych,
\nprzeznaczona do wspierania proces\u00f3w podejmowania decyzji. Interpretacja powy\u017cszej 337<\/p>\n
definicji jest nast\u0119puj\u0105ca:
\n\u2212 tematyczne ukierunkowanie oznacza, \u017ce w hurtowni zostan\u0105 zgromadzone dane
\ncharakteryzuj\u0105ce okre\u015blone problemy biznesowe, w przeciwie\u0144stwie do
\nukierunkowania procesowego stosowanego w przypadku baz transakcyjnych,
\n\u2212 integracja oznacza umieszczenie w hurtowni danych wyst\u0119puj\u0105cych w r\u00f3\u017cnych
\n\u017ar\u00f3d\u0142ach danych, z jednoczesnym ujednoliceniem, przyk\u0142adowo, ich nazw,
\nformat\u00f3w i rozmiar\u00f3w.
\nW rozwi\u0105zaniu opartym na hurtowni danych:
\n\u2212 wykorzystuje si\u0119, jako \u017ar\u00f3d\u0142a danych, istniej\u0105ce transakcyjne bazy danych b\u0119d\u0105ce
\npodstaw\u0105 funkcjonowania system\u00f3w przetwarzania transakcyjnego (OLTP),
\narkusze kalkulacyjne i wszelkie inne \u017ar\u00f3d\u0142a danych, wymaganych do
\nprzeprowadzenia analiz,
\n\u2212 dane s\u0105 gromadzone w hurtowni danych,
\n\u2212 dane w hurtowni s\u0105 poddawane procesom analitycznego przetwarzania danych.
\nG\u0142\u00f3wnym celem tworzenia hurtowni danych jest rozdzielenie system\u00f3w transakcyjnych
\nod system\u00f3w analitycznych.
\nInformacja otrzymywana z hurtowni danych powstaje wskutek przeprowadzenia:
\neksploracji lub analizy zgromadzonych w niej danych.
\nEksploracja danych opiera si\u0119 na wykorzystaniu metod statystycznych i metod sztucznej
\ninteligencji.. Okre\u015bla si\u0119, \u017ce jest to proces pozyskiwania wiedzy z danych (KDD), kt\u00f3ry
\nmo\u017ce polega\u0107 na:
\n\u2212 weryfikacji hipotez, co jest stosowane w sytuacji, gdy zak\u0142ada si\u0119, \u017ce istniej\u0105
\npewne zale\u017cno\u015bci mi\u0119dzy danymi i w trakcie analizy oczekuje si\u0119 weryfikacji tego
\nza\u0142o\u017cenia,
\n\u2212 odkrywanie wiedzy, polegaj\u0105ce na analizie danych i oczekiwaniu znalezienia
\nzwi\u0105zku mi\u0119dzy danymi, kt\u00f3rego dotychczas nie ustalono.
\nAnaliza danych odbywa si\u0119 z wykorzystaniem oprogramowania s\u0142u\u017c\u0105cego do
\ninterakcyjnego analitycznego przetwarzania danych (OLAP).<\/p>\n
3. Informacja zarz\u0105dcza w systemach administracji<\/p>\n
Dyskusje, polemiki, projekty i rozwi\u0105zania informatyczne, dotycz\u0105ce informacji
\nzarz\u0105dczej, odnosz\u0105 si\u0119 zwykle do jej pozyskania i wykorzystania w przedsi\u0119biorstwach
\nprzemys\u0142owych i us\u0142ugowych, dla podejmowania decyzji biznesowych. Nale\u017cy zwr\u00f3ci\u0107
\nuwag\u0119 na fakt, \u017ce:
\n\u2212 opr\u00f3cz przedsi\u0119biorstw us\u0142ugowych i produkcyjnych, funkcjonuje administracja
\npubliczna,
\n\u2212 w organizacjach (przyk\u0142adowo w przedsi\u0119biorstwach, w jednostkach administracji
\npublicznej), opr\u00f3cz jednostek organizacyjnych przyczyniaj\u0105cych si\u0119 bezpo\u015brednio
\ndo wytworzenia wyrobu lub us\u0142ugi, funkcjonuj\u0105 jednostki administracyjne.
\nW Polsce, o strukturze i funkcjonowaniu administracji publicznej rozstrzyga Kodeks
\npost\u0119powania administracyjnego, kt\u00f3ry normuje post\u0119powania w sprawach rozstrzyganych
\nw drodze decyzji administracyjnych. Jednostki administracyjne w r\u00f3\u017cnego typu
\norganizacjach zajmuj\u0105 si\u0119, przyk\u0142adowo:
\n\u2212 sprawami pracowniczymi, kt\u00f3re s\u0105 regulowane przepisami zawartymi w Kodeksie
\npracy, w kt\u00f3rym okre\u015blono prawa i obowi\u0105zki pracownik\u00f3w i pracodawc\u00f3w,
\ndefiniuj\u0105c mi\u0119dzy innymi: podstawowe zasady prawa pracy, formy zatrudnienia, 338<\/p>\n
nadz\u00f3r i kontrol\u0119 przestrzegania prawa pracy, stosunek pracy, wynagradzanie
\npracownik\u00f3w, nagrody i wyr\u00f3\u017cnienia,
\n\u2212 rozliczeniami finansowymi organizacji, kt\u00f3re s\u0105 regulowane przepisami
\nodnosz\u0105cymi si\u0119 do okre\u015blonych grup organizacji, przyk\u0142adowo Ustawa
\no finansach publicznych jest skierowana do organizacji z sektora finans\u00f3w
\npublicznych, do kt\u00f3rego nie nale\u017c\u0105 przedsi\u0119biorstwa, banki i sp\u00f3\u0142ki prawa
\nhandlowego, maj\u0105ce w tym zakresie w\u0142asne uregulowania prawne.
\nRealizacja proces\u00f3w i ich wyniki s\u0105 determinowane informacj\u0105 prawn\u0105, kt\u00f3ra ma
\ncharakter informacji zarz\u0105dczej. Informacja ta sprawia, \u017ce:
\n\u2212 podejmowane decyzje s\u0105 zgodne z liter\u0105 prawa,
\n\u2212 przygotowane dokumenty s\u0105 zgodne z zadanymi wzorcami,
\n\u2212 procesy s\u0105 realizowane zgodnie z definiuj\u0105cymi je aktami prawnymi.
\nInformacja prawna jest redagowana w postaci akt\u00f3w prawnych. Zbi\u00f3r akt\u00f3w prawnych
\nma struktur\u0119 hierarchiczn\u0105, w kt\u00f3rej aktom wy\u017cszego rz\u0119du s\u0105 podporz\u0105dkowane akty
\nni\u017cszego rz\u0119du. Podporz\u0105dkowanie, wskazuj\u0105ce jednocze\u015bnie na powi\u0105zania formalne
\nmi\u0119dzy aktami, wynika z zamieszczenia w akcie prawnym obowi\u0105zku lub uprawnienia do
\nwydania aktu prawnego ni\u017cszego rz\u0119du. Akt wy\u017cszego rz\u0119du mo\u017ce dok\u0142adnie okre\u015bla\u0107
\ntre\u015b\u0107, wydanego na jego podstawie aktu prawnego ni\u017cszego rz\u0119du.
\nW przypadk\u00f3w polskich akt\u00f3w prawnych struktur\u0119 hierarchiczn\u0105 tworz\u0105: konstytucja,
\nustawy, ratyfikowane umowy mi\u0119dzynarodowe, rozporz\u0105dzenia ministr\u00f3w a nast\u0119pnie akty
\nni\u017cszego rz\u0119du, b\u0119d\u0105ce konsekwencj\u0105 delegacji zawartych w aktach wy\u017cszego rz\u0119du.
\nBior\u0105c pod uwag\u0119 miejsce wydawania akt\u00f3w prawnych, mo\u017cna podzieli\u0107 je na:
\n\u2212 zewn\u0119trzne akty prawne (p. 3.1), wydawane poza jednostk\u0105 organizacyjn\u0105
\n(konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy mi\u0119dzynarodowe, rozporz\u0105dzenia
\nministr\u00f3w) oraz, w odniesieniu do wskazanej jednostki organizacyjnej, r\u00f3wnie\u017c
\nakty prawne wydawane w jednostkach nadrz\u0119dnych,
\n\u2212 wewn\u0119trzne akty prawne (3.2) wydawane wewn\u0105trz jednostki organizacyjnej
\nw postaci zarz\u0105dze\u0144, decyzji, pism ok\u00f3lnych i inne, wydawane przez osoby
\nuprawnione do wydawania akt\u00f3w prawnych w danej jednostce.<\/p>\n
3.1. Zewn\u0119trzne akty prawne<\/p>\n
Wykorzystanie zewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych wymaga: (a) identyfikacji zewn\u0119trznych
\nakt\u00f3w prawnych, (b) ich w\u0142a\u015bciwego udost\u0119pniania i dystrybucji, (c) w\u0142a\u015bciwego
\nreagowania na aktualizacj\u0119 zewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych oraz (d) oceny skutk\u00f3w
\nwprowadzanych zmian.<\/p>\n
(a) Identyfikacja zewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych
\nIdentyfikacja zewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych zwi\u0105zanych ze wszystkimi obszarami
\ndzia\u0142alno\u015bci jednostki organizacyjnej, nie jest \u0142atwym zadaniem i wymaga przyj\u0119cia
\nokre\u015blonej metodyki post\u0119powania. Poszukuj\u0105c akt\u00f3w prawnych zwi\u0105zanych z procesem,
\nnale\u017cy kierowa\u0107 si\u0119 tym, \u017ce mog\u0105 one:
\n\u2212 definiowa\u0107 proces,
\n\u2212 definiowa\u0107 dokumenty wykorzystywane podczas realizacji procesu lub dokumenty
\nb\u0119d\u0105ce wynikiem realizacji procesu,
\n\u2212 okre\u015bla\u0107 warunki realizacji procesu,
\n\u2212 okre\u015bla\u0107 spos\u00f3b i form\u0119 podejmowania decyzji, jej skutki czy sytuacje jej 339<\/p>\n
towarzysz\u0105ce.
\nJe\u015bli akty prawne tworz\u0105 struktur\u0119 hierarchiczn\u0105, b\u0119d\u0105c\u0105 wynikiem udzielania delegacji
\nw akcie wy\u017cszego rz\u0119du, do wydania kolejnych akt\u00f3w prawnych rz\u0119du ni\u017cszego, w\u00f3wczas
\nzaleca si\u0119 specyfikacj\u0119 hierarchicznej zale\u017cno\u015bci akt\u00f3w prawnych, co pozwala \u015bledzi\u0107
\nzmiany w przypadku aktualizacji akt\u00f3w rz\u0119du wy\u017cszego i podejmowa\u0107 dzia\u0142ania
\ndostosowawcze.
\n(b) Dystrybucja i udost\u0119pnianie zewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych
\nDystrybucja zewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych odbywa si\u0119 najcz\u0119\u015bciej w nast\u0119puj\u0105cych
\nformach:
\n\u2212 przesy\u0142anie w formie elektronicznej wszystkich nowych akt\u00f3w prawnych do ich
\npotencjalnych odbiorc\u00f3w \u2013 w takim przypadku odbiorcy s\u0105 powiadamiani
\no wszystkich nowych aktach prawnych, mog\u0105 dokona\u0107 wyboru akt\u00f3w
\nbezpo\u015brednio ich dotycz\u0105cych i zachowa\u0107 w swoich archiwach elektronicznych lub
\ndokona\u0107 wydruku, kt\u00f3ry mo\u017ce pozosta\u0107 w wewn\u0119trznym archiwum lub mo\u017ce by\u0107
\nprzekazany w\u0142a\u015bciwym adresatom,
\n\u2212 przes\u0142anie do potencjalnych odbiorc\u00f3w adres\u00f3w internetowych (tzw. link\u00f3w), pod
\nkt\u00f3rymi dost\u0119pne s\u0105 tre\u015bci dokument\u00f3w; w takim przypadku zainteresowani maj\u0105
\ndost\u0119p do tre\u015bci dokument\u00f3w i mog\u0105 je odczyta\u0107, lub skopiowa\u0107 i do\u0142\u0105czy\u0107 do
\nswoich zasob\u00f3w informacyjnych,
\n\u2212 publikowanie akt\u00f3w prawnych na stronach internetowych z ograniczonym lub
\nnieograniczonym dost\u0119pem do tre\u015bci tych dokument\u00f3w,
\n\u2212 drukowanie akt\u00f3w prawnych i skierowanie ich do sprzeda\u017cy (np. Dzienniki
\nUstaw),
\n\u2212 przekazywanie akt\u00f3w prawnych do druku w czasopismach, kt\u00f3rych odbiorcy s\u0105
\nr\u00f3wnie\u017c potencjalnymi odbiorcami drukowanego w nim aktu prawnego.
\nZwykle realizowane s\u0105 r\u00f3wnolegle r\u00f3\u017cne formy dystrybucji. Wyb\u00f3r formy powinien
\nzapewnia\u0107 szybkie poinformowanie zainteresowanych o nowym akcie prawnym oraz
\ndost\u0119p do tre\u015bci dokumentu w dowolnym miejscu i czasie.
\nPrzestrzegaj\u0105c obowi\u0105zuj\u0105cej w bazach danych zasady niedopuszczania do redundancji
\ndanych, nale\u017ca\u0142oby unika\u0107 wykonywania wielokrotnych kopii czy wydruk\u00f3w dokument\u00f3w,
\nje\u015bli dokumenty s\u0105 publikowane na stronach internetowych. Przyk\u0142adem systemu publikacji
\ni archiwizacji akt\u00f3w prawnych jest internetowy system informacji prawnej
\n(http:\/\/isip.sejm.gov.pl\/), w kt\u00f3rym dost\u0119pne s\u0105 og\u0142aszane i wydawane w Dzienniku Ustaw
\noraz Monitorze Polskim akty prawne.
\n(c) Aktualizacja informacji prawnej i jej skutki
\nPolskie prawodawstwo jest niestabilne. Wynika to z konieczno\u015bci przystosowywania
\nnaszego prawa do zmieniaj\u0105cego si\u0119 otoczenia, z konieczno\u015bci przystosowania do
\nrozwi\u0105za\u0144 Unii Europejskiej. Wiele zewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych ulega nowelizacji.
\nW wielu przypadkach uzasadnione jest powo\u0142anie w jednostce organizacyjnej
\npe\u0142nomocnika ds. informacji zarz\u0105dczej, kt\u00f3rego zadaniem jest \u015bledzenie zmian
\nw ustawodawstwie zewn\u0119trznym i aktualizacja wewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych.
\n(d) Skutki zmian prawnych
\nJedna zmiana w obowi\u0105zuj\u0105cym prawie, to w wielu przypadkach trudny do
\nprzewidzenia \u0142a\u0144cuch konsekwencji. Skutkiem zmian mo\u017ce by\u0107, przyk\u0142adowo:
\n\u2212 reorganizacja procesu, je\u015bli akt prawny takowy definiuje,
\n\u2212 zmiana formularzy, raport\u00f3w, sprawozda\u0144 i innych dokument\u00f3w,
\n\u2212 konieczno\u015b\u0107 wydania, nowych wewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych lub ich nowelizacja
\noraz realizacja postanowie\u0144 w nich zawartych, 340<\/p>\n
\u2212 zmiany w procesach decyzyjnych,
\n\u2212 zmiany w programach komputerowych,
\n\u2212 konieczno\u015b\u0107 opracowania procedur niweluj\u0105cych skutki nowego prawa,
\n\u2212 konieczno\u015b\u0107 opracowania procedur przej\u015bcia do stanu definiowanego aktem
\nprawnym.<\/p>\n
3.2. Wewn\u0119trzne akty prawne<\/p>\n
Wewn\u0119trzne akty prawne, powstaj\u0105ce w jednostkach organizacyjnych, maj\u0105 zwykle
\nposta\u0107 zarz\u0105dze\u0144, decyzji, pism ok\u00f3lnych, kt\u00f3rym towarzyszy\u0107 mog\u0105 za\u0142\u0105czniki stanowi\u0105ce
\nich integraln\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 i zawieraj\u0105ce, przyk\u0142adowo: procedury, zasady, regulaminy, instrukcje,
\nformularze, wykazy, listy, itp. Zasady tworzenia i redagowania akt\u00f3w prawnych okre\u015bla
\nRozporz\u0105dzenie Prezesa Rady Ministr\u00f3w z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad
\ntechniki prawodawczej (Dz.U. 2002 nr 100 poz. 908).
\nW ka\u017cdej organizacji, je\u015bli jest to uzasadnione, powinny by\u0107 wskazane osoby,
\nupowa\u017cnione i zobligowane do wydawania wewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych oraz
\nopracowane zasady: (a) tworzenia, (b) archiwizacji, (c) oraz dystrybucji wewn\u0119trznych
\nakt\u00f3w prawnych.
\n(a) Tworzenie wewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych
\nZasady tworzenia wewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych dotycz\u0105:
\n\u2212 procesu opracowania dokumentu, przyk\u0142adowo:
\n\u2022 wskazanie koordynatora prowadz\u0105cego spraw\u0119 przygotowania aktu prawnego,
\n\u2022 wskazanie osoby lub zespo\u0142u opracowuj\u0105cego projekt aktu prawnego,
\n\u2022 wskazanie osoby sprawdzaj\u0105cej akt prawny pod wzgl\u0119dem legislacyjnym.
\n\u2212 zasad redagowania dokumentu, okre\u015blaj\u0105cych zawarto\u015b\u0107 i redakcj\u0119 dokumentu,
\nprzyk\u0142adowo:
\n\u2022 dokument powinien zawiera\u0107 okre\u015blony tytu\u0142, podstaw\u0119 prawn\u0105, przepisy
\nmerytoryczne, przepisy zmieniaj\u0105ce, przej\u015bciowe, dostosowuj\u0105ce i ko\u0144cowe,
\n\u2022 tre\u015b\u0107 dokumentu jest zwykle zredagowana w formie artyku\u0142\u00f3w, paragraf\u00f3w,
\nust\u0119p\u00f3w, punkt\u00f3w i liter,
\n\u2022 wskazane jest okre\u015blenie symboli dokumentu, obowi\u0105zuj\u0105cej numeracji
\ni wskazanie punkt\u00f3w jej zerowania, np. z pocz\u0105tkiem ka\u017cdego roku
\nkalendarzowego czy roku akademickiego (je\u015bli dotyczy uczelni).
\n(b) Archiwizacja wewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych
\nWewn\u0119trzne akty prawne powinny podlega\u0107 archiwizacji, zgodnie z przyj\u0119t\u0105 procedur\u0105,
\nw kt\u00f3rej nale\u017cy wskaza\u0107:
\n\u2212 osob\u0119 odpowiedzialn\u0105 za prowadzenie archiwum,
\n\u2212 miejsce przechowywania dokument\u00f3w,
\n\u2212 organizacj\u0119 archiwum elektronicznego, ze wskazaniem struktury i nazewnictwa
\nfolder\u00f3w i plik\u00f3w z aktami prawnymi i ich za\u0142\u0105cznikami,
\n\u2212 spos\u00f3b prowadzenia rejestr\u00f3w akt\u00f3w prawa wewn\u0119trznego.
\nZawsze powinno by\u0107 znane miejsce przechowywania dokumentu, kt\u00f3rego tre\u015bci\u0105 jest
\nakt prawny. Jest to istotne w przypadku nowelizacji akt\u00f3w prawnych, wymagaj\u0105cej
\nuchylenia poprzednio obowi\u0105zuj\u0105cego aktu prawnego lub jego fragment\u00f3w.
\n(c) Dystrybucja wewn\u0119trznych akt\u00f3w prawnych
\nWewn\u0119trzne akty prawne powinny by\u0107:
\n\u2212 przekazywane osobom, kt\u00f3rych bezpo\u015brednio dotycz\u0105, w zale\u017cno\u015bci od ustale\u0144 – 341<\/p>\n
w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym w przypadku spraw
\nosobowych mo\u017ce to by\u0107 posta\u0107 papierowa z konieczno\u015bci\u0105 potwierdzenia odbioru,
\n\u2212 udost\u0119pniane pracownikom jednostki, co najcz\u0119\u015bciej jest realizowane przez
\npublikowanie ich tre\u015bci na stronach portalu korporacyjnego, przy ograniczonym
\ndost\u0119pie dla os\u00f3b spoza jednostki.<\/p>\n
4. Model procesu a informacja prawna<\/p>\n
Podej\u015bcie procesowe jest wykorzystywane w wielu obszarach, przyk\u0142adowo zwi\u0105zanych
\nz funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych, projektowaniem system\u00f3w
\ninformatycznych i baz danych.
\nAnaliza proces\u00f3w pozwala na wskazanie proces\u00f3w o kluczowym znaczeniu dla
\norganizacji i zidentyfikowanie tzw. \u201ew\u0105skich garde\u0142\u201d (fragmenty procesu, w kt\u00f3rych,
\nprzyk\u0142adowo, nast\u0119puje op\u00f3\u017anienie w realizacji procesu, wzrastaj\u0105 koszty, nast\u0119puje zbyt
\ndu\u017ce zaanga\u017cowanie zasob\u00f3w) i szybkie podj\u0119cie dzia\u0142a\u0144 naprawczych.
\nOrientacja organizacji na procesy powoduje zmian\u0119 zarz\u0105dzania: z zarz\u0105dzania
\nfunkcjonalnego, zorientowanego na dzia\u0142alno\u015b\u0107 obszar\u00f3w funkcjonalnych (dzia\u0142\u00f3w,
\nwydzia\u0142\u00f3w, kom\u00f3rek organizacyjnych) na zarz\u0105dzanie procesowe zorientowane na
\nosi\u0105gni\u0119cie celu.
\nModeluj\u0105c i analizuj\u0105c proces, uwzgl\u0119dnia si\u0119 dzia\u0142ania i zasoby, kt\u00f3re bior\u0105 udzia\u0142 w
\nuzyskaniu wyniku ko\u0144cowego, z pomini\u0119ciem szczeg\u00f3\u0142owej analizy obszar\u00f3w
\nfunkcjonalnych organizacji, jej struktur organizacyjnych i innych element\u00f3w, kt\u00f3re na
\nrealizacj\u0119 tego procesu nie maj\u0105 bezpo\u015bredniego wp\u0142ywu. W podej\u015bciu procesowym
\nkluczow\u0105 rol\u0119 odgrywa tzw. w\u0142a\u015bciciel procesu a nie kierownicy jednostek.
\nPrzy modelowaniu procesu uwzgl\u0119dnia si\u0119, mi\u0119dzy innymi:
\n\u2212 struktur\u0119 procesu, rozumian\u0105 jako ci\u0105gi dzia\u0142a\u0144 o charakterze operacyjnym
\ni decyzyjnym, z uwzgl\u0119dnieniem logiki procesu okre\u015blaj\u0105cej koniunkcyjne
\ni alternatywne zale\u017cno\u015bci pomi\u0119dzy ci\u0105gami dzia\u0142a\u0144 a tak\u017ce cykliczne ci\u0105gi
\ndzia\u0142a\u0144,
\n\u2212 zasoby, zaanga\u017cowane do realizacji poszczeg\u00f3lnych dzia\u0142aniach (zasoby te mog\u0105
\nby\u0107 klasyfikowane, przyk\u0142adowo, jako: zasoby wej\u015bciowe i wyj\u015bciowe,
\ntransformuj\u0105ce i transformowane);
\n\u2212 charakterystyki czasowe i kosztowe dzia\u0142a\u0144, itp.
\nPoziom szczeg\u00f3\u0142owo\u015bci modelowania jest uzale\u017cniony od rodzaju procesu,
\nprzeznaczenia modelu i formy jego wykorzystania.
\nW wyniku do\u015bwiadcze\u0144 konstruowania modeli proces\u00f3w i ich przydatno\u015bci
\nw funkcjonowaniu jednostek, proponuje si\u0119 uzupe\u0142nienie modeli o informacj\u0119 prawn\u0105 oraz
\nwiedz\u0119, szczeg\u00f3lnie wiedz\u0119 ukryt\u0105 zwi\u0105zan\u0105 z ka\u017cdym procesem.
\nW prowadzonych przez autork\u0119 pracach przyj\u0119to nast\u0119puj\u0105cy model opisu procesu:
\n(a) nazwa procesu
\nIdProcesu jest identyfikatorem procesu wykorzystanym do strukturalizacji proces\u00f3w
\ni identyfikacji konkretnego procesu.
\nNazwa procesu powinna by\u0107 komunikatywna i jednoznacznie wskazywa\u0107 na proces.
\n(b) Cel realizacji procesu
\n(c) Podstawy prawne
\n(d) Dodatkowe \u017ar\u00f3d\u0142a informacji
\n(e) W\u0142a\u015bciciel procesu
\nKa\u017cdy proces powinien mie\u0107 w\u0142a\u015bciciela. Jest to osoba sprawuj\u0105ca nadz\u00f3r nad realizacj\u0105 342<\/p>\n
procesu i odpowiedzialna za poprawne jego zako\u0144czenie. W\u0142a\u015bciciel mo\u017ce by\u0107 czynnym
\nuczestnikiem procesu lub jedynie jego w\u0142a\u015bcicielem.
\n(f) Uczestnicy procesu
\nSpecyfikacja uczestnik\u00f3w procesu pozwala wskaza\u0107 zasoby ludzkie wymagane do
\nrealizacji procesu lub wskaza\u0107 jednostki uczestnicz\u0105ce w procesie. Mo\u017cna j\u0105 wykorzysta\u0107
\ndo okre\u015blenia pe\u0142nionych r\u00f3l przez uczestnik\u00f3w, przys\u0142uguj\u0105cych im kompetencji i zada\u0144
\nw procesie.
\n(g) Inicjacja procesu
\nKonieczne jest okre\u015blenie, co powoduje rozpocz\u0119cie realizacji procesu. Mo\u017ce to by\u0107
\nokre\u015blone zdarzenie, wskazany moment czasu.
\n(h) Procedura
\nW procedurze procesu nale\u017cy zdefiniowa\u0107 spos\u00f3b jego realizacji, tzn. wskaza\u0107 dzia\u0142ania
\ni ich kolejno\u015b\u0107, z uwzgl\u0119dnieniem dzia\u0142a\u0144 decyzyjnych. Procedura mo\u017ce by\u0107
\nprzedstawiona, przyk\u0142adowo, w postaci opisowej lub w formie schematu.
\n(i) Dokumenty towarzysz\u0105ce
\nPod poj\u0119ciem dokumentu towarzysz\u0105cego rozumie si\u0119:
\n\u2212 formularze, kt\u00f3re podlegaj\u0105 przetwarzaniu podczas procesu,
\n\u2212 raporty, kt\u00f3re maj\u0105 by\u0107 wynikiem realizacji procesu,
\n\u2212 dokumenty uzasadniaj\u0105ce realizacj\u0119 procesu.
\n(j) Informacja o aktualizacji danych
\nDane powinny by\u0107 aktualizowane. Data aktualizacji pozwala na ocen\u0119 aktualno\u015bci
\ndanych pozyskanych wcze\u015bniej z systemu.<\/p>\n
5. Podsumowanie<\/p>\n
Przeprowadzone prace pozwoli\u0142y na przygotowanie koncepcji systemu, wi\u0105\u017c\u0105cego
\nprocesy w jednostce organizacyjnej z informacj\u0105 prawn\u0105 i wiedz\u0105 o procesach.
\nPrzeprowadzono pr\u00f3by implementacji przygotowanego materia\u0142u tworz\u0105c:
\n\u2212 prototyp systemu bazodanowego informacji zarz\u0105dczej, ze szczeg\u00f3lnym
\nuwzgl\u0119dnieniem informacji prawnej,
\n\u2212 hipertekst, kt\u00f3rego szkielet stanowi specyfikacja proces\u00f3w.
\nPor\u00f3wnuj\u0105c rozwi\u0105zania brano pod uwag\u0119 nast\u0119puj\u0105ce fakty:
\n\u2212 system musi by\u0107 przyjazny i \u0142atwy w wykorzystaniu,
\n\u2212 nale\u017cy umo\u017cliwi\u0107 w\u0142a\u015bcicielom proces\u00f3w redagowanie komentarzy, uznaj\u0105c je
\njako \u017ar\u00f3d\u0142a wiedzy ukrytej,
\n\u2212 wymagana jest ci\u0105g\u0142a aktualizacja wszystkich element\u00f3w systemu.
\nRozwi\u0105zanie oparte na systemie bazodanowym jest rozwi\u0105zaniem bardzo
\nsformalizowanym. Wymaga wykorzystania okre\u015blonego systemu zarz\u0105dzania baz\u0105 danych,
\nzdefiniowania struktur danych, przygotowania aplikacji u\u017cytkownika do obs\u0142ugi systemu.
\nIstniej\u0105ce w strukturze zwi\u0105zki asocjacyjne (zwi\u0105zki wiele do wielu, np. mi\u0119dzy procesami
\ni aktami prawnymi, mi\u0119dzy procesami i uczestnikami) wymagaj\u0105 profesjonalnej obs\u0142ugi
\nsystemu.
\nNiezale\u017cnie od przyj\u0119tego rozwi\u0105zania technicznego, przydatno\u015b\u0107 systemu jest
\nuzale\u017cniona od aktualno\u015bci zawartych w nim zasob\u00f3w informacyjnych, co wymaga ci\u0105g\u0142ej
\nich aktualizacji.<\/p>\n
343<\/p>\n
Literatura<\/p>\n
1. Inmon W.H.: Building the Data Warehouse, Fourth Edition, Wiley Publishing Inc.,
\nCanada 2005.
\n2. Krupa T.: Elementy organizacji. Zasoby i zadania. Warszawa, WNT 2006.
\n3. Modele referencyjne w zarz\u0105dzaniu procesami biznesu. Praca zbiorowa pod redakcj\u0105
\nnaukow\u0105 T. Kasprzaka. Seria: Studia Informatyki Gospodarczej. Difin, Warszawa
\n2005.
\n4. Obwieszczenie Prezesa Rady Ministr\u00f3w z dnia 9 pa\u017adziernika 2000 r. w sprawie
\nog\u0142oszenia jednolitego tekstu ustawy – Kodeks post\u0119powania administracyjnego (Dz.U.
\nz 2000 r. nr 98 poz.1071).
\n5. Poe V., Klauer P., Brobst S., Tworzenie hurtowni danych, WNT, Warszawa 2000.
\n6. Rozporz\u0105dzenie Prezesa Rady Ministr\u00f3w z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie Zasad
\ntechniki prawodawczej (Dz.U. 2002 nr 100 poz. 908).
\n7. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1974 r. nr 24 poz. 141).
\n8. Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (DZ.U. z 2005 r. nr 249 poz.
\n2104).<\/p>\n
Dr in\u017c. Teresa M. OSTROWSKA
\nZak\u0142ad Informatyki Gospodarczej
\nPolitechnika Warszawska
\n02-524 Warszawa, ul. Narbutta 85
\ntel: (0-22) 849 94 43
\ne-mail: t.ostrowska@wz.pw.edu.pl<\/p>\n
———————–<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n